総会出席者たったの2名･･･これって大丈夫？

総会の出席者が極端に少ないと言うことで管理組合からのご相談もよくあるのですが、それ以前の問題として、理事会への理事の出席が半数に満たず、理事会不成立となって、流会となる場合が多いと相談を受けるケースもあります。

ある管理組合では、理事会欠席に対して、ペナルティとして罰金を科す取り決めをしていると聞いています。ただし、罰金さえ払えば理事会に出席する必要がなくなり、理事会の活動に一切参加しないでもよいと考える人がでてきてしまい、理事会活動に積極的に関わって欲しいという本来の目的から離れてしまっているという話も聞きます。

私は、マンション管理組合の総会の出席者数はこだわる必要はなく、少なくても良いと思っています。

出席者数も含めて、委任状または議決権行使書の合計が、区分所有者数及び議決権の3/4以上あれば、問題ないと考えています。できれば委任状より議決権行使書の提出が望ましいですが、3/4以上というのは、規約改正など特別決議が必要となる場合でも議決できるためです。

なぜかと言うと、総会とは話し合いの場ではなく、議案に対して賛否を決する場面ですので、必要数の賛否が明確になれば良いと考えるからです。

管理組合が抱える課題や問題点について、組合員の有志で話し合ったり、話し合った内容をもとに全組合員に対してアンケート調査を行ったり、アンケート結果を広報したりして、総会ではなく事前の説明会を開催したりして、総会前に話し合いの場を持ち、十分な情報提供を行うことが大事です。

理事会での活動内容なでも、理事会議事録や組合広報などの形で全戸配布して情報提供に心がけます。

これらの情報提供は一度や二度では、ダメです。多くの組合員には、これらの情報提供は、目にも止まりませんし、耳にも残りません。素通りしてしまいます。

ですから、地道に様々な方法で、いろいろな機会で繰り返し実施することが大事です。

理事会役員といえども、管理組合の抱えている課題や問題点の認識度合いや関心度合いはバラバラです。

理事会に参加して、いきなり課題や問題点の解決策を話し合うことは困難ですし、賛否を決するには無理があります。

結局、管理会社や理事長、その事柄に詳しい理事役員に任せておこうということになりがちで、理事会出席もおぼつかなくなってきます。

ここでもやはり、理事会開催前に次回理事会での検討議題についての情報提供を心掛け、議論に入れる状況を少しでも作るようにしていきます。

こうすることで、理事会への参加意識を高めます。

また、議決権行使書の仕組みを理事会にも適用して、議案に対する賛否を明確にしてもらい、理事会運営に関わってもらいます。