総会開催までの手続き？
総会は必ず開催しなければならないのですか？
はい、最低年1回以上は開催しなければなりません。
総会には、年1回開催される通常総会と臨時に開催される臨時総会があります。
通常総会の開催要領は次の通りです。
開催日時等の決定
通常総会の開催日が決定すると少なくとも開催日の１週間前（標準管理規約は少なくとも２週間前）に各組合員に対して開催通知を発します（建替え決議の場合は少なくとも2月前）。
このときに会議の目的たる事項等を記載した総会議案書を添付します。
通常総会には組合員全員の出席が望ましいので、理事長は、集まりやすい時期を選んで通常総会の日を決めます。
日時は、土曜、日曜等の休日に、場所は、マンションになるべく近い場所を選びます。
しかし、集まりやすい時期を選んでも全員の出席は難しいものと考えておかなければなりません。
議案書の送付
通常総会議案書は、「通常総会開催ご通知」、「総会出席票」、「第○○回通常総会議決権行使書」、「委任状」等を添付して組合員に配布します。
当該マンション外に居住している組合員に対しては、以上の他に切手貼付返信用封筒を入れて送付する方がよいでしょう。
総会出席票は、総会開催日の５日程前に理事長あるいはあらかじめ定めている担当理事等が受け取って総会出席者数を把握し、会場設営の準備を行います。
出席者等の把握
理事長は、通常総会に対して、組合員から出欠を事前に確認し、通常総会成立に努めなければなりません。
組合員の総会に対する、出席または欠席は次のように分かれます。
- 組合員の出席
- 議決権行使書の提出
- 委任状の提出
- 組合員から出欠の返答なし
- 欠席の通知
1.組合員の出席、2.議決権行使書の提出及び3.委任状の提出は、出席とカウントします。
4.組合員から出欠の返答がない場合及び5.欠席の通知があった場合は、欠席とカウントします。
出欠の意思が確認されない組合員が多くなると、通常総会の成立が危ぶまれます。このようなことがないよう事前に、出席者数、議決権行使書者の提出者数、委任状の提出者数を把握し、無回答の組合員に対して出席又は議決権行使書・委任状の提出を要請し、欠席のときは議決権行使書・委任状の提出について働きかけます。
総会出席状況の整理
総会の成立及び決議等について総会当日に混乱しないようにするため、総会に出席する組合員、代理出席者の確認、議決権行使書の賛成、反対数、及び委任状提出者とその数を「総会出席票等整理表」にあらかじめ記入しておくとよいでしょう。
総会成立の定足数については、区分所有法には定められていません。
標準管理規約では、議決権総数の半数以上の出席（※1）が必要です。
また、標準管理規約では、普通決議の要件は、出席組合員の議決権の過半数で決すると変更されています。
但し、特別決議事項の議決要件（議決権総数の3/4以上）は変更できませんので、注意が必要です。
※1議決権行使書の提出、委任状の提出も含む）
